Aanmaken en aanleveren van SFK-bestanden

1. Hoe maak ik mijn SFK-bestanden aan?
2. Mijn apotheeksysteem vraagt mij meerdere velden in te vullen, wat moet ik precies invoeren?
3. Hoe lever ik mijn apotheekbestanden aan?
4. Hoe weet ik of ik mijn bestanden correct heb aangeleverd?
5. Wat moet ik doen bij een patiëntnummerwisseling?
6. Wat moet ik doen bij een softwarewisseling?
7. Kan ik bestanden met terugwerkende kracht aanleveren?

1: Hoe maak ik mijn SFK-bestanden aan?

Alle softwaresystemen beschikken over een module om SFK-bestanden aan te maken. De werkwijze hiervoor verschilt enigszins per systeem.
- Heeft u Pharmacom dan kunt u de bestanden handmatig aanmaken doorin uw AIS te kiezen voor Management Informatie vervolgens voor Financieel Verslag en tenslotte voor Aanmaken SFK bestanden.
- Heeft u Aposys dan kunt u de bestanden handmatig aanmaken door in uw AIS te kiezen voor Batch functies vervolgens voor Export statistiek opdrachten en tenslotte voor Periodiek-SFK.

Aangezien de overige softwarehuizen graag de ondersteuning hiervoor in eigen beheer willen houden, verzoeken wij u bij eventuele vragen of problemen uw handleiding van het apotheeksysteem te raadplegen of contact op te nemen met de helpdesk van uw softwarehuis..

2: Mijn apotheeksysteem vraagt mij meerdere velden in te vullen, wat moet ik precies invoeren?

Wanneer u uw apotheekcomputersysteem instelt om SFK-bestanden aan te maken, dienen een aantal rubrieken ingevuld te worden. Onderstaande informatie helpt u hierbij. De laatst ingevoerde waarde wordt steeds opgeslagen, dus u hoeft deze instellingen slechts éénmalig in te voeren. Enkel indien er zich wijzigingen in uw apotheek aangaande deze rubrieken voordoen, moet u opnieuw dit menu raadplegen om deze veranderingen vast te leggen.

SFK-kenmerk / apotheeknummer

Dit is het deelnemersnummer van de apotheek dat u door de SFK is toegekend. Dit is niet gelijk aan de AGB-code van uw apotheek. Met behulp van dit nummer slaat de SFK de gegevens geanonimiseerd op. Het deelnemersnummer staat vermeld op de bevestigingsbrief van uw aanmelding. Indien u hier niet meer over beschikt, kunt u altijd contact opnemen met de helpdesk van de SFK.

AGB-code praktijk - AGB-code declarant

Voer de AGB-code van de apotheek en de apotheker in.

Datum vanaf - Datum t/m

Geef met behulp van deze rubrieken de periode aan waarop de gegevens betrekking hebben.

Aantal werkzame apothekersassistenten

Dit is het aantal fysieke apothekersassistenten dat gedurende de betreffende periode in dienst is.

Werkzame apothekersassistenten in uren per week*

Hier vult u het aantal apothekersassistenten uitgedrukt in het totaal aantal uren dat zij werkzaam zijn in een reguliere werkweek. Bijvoorbeeld: indien u 1 fulltime apothekersassistente voor 36 uur en een parttime voor 20 uur in uw apotheek heeft werken, dan vult u hier in: 56 uur.

Aantal werkzame 2de apothekers

Voer het aantal 2de apothekers dat gedurende de betreffende periode in dienst is bij de apotheek.

Werkzame 2de apothekers in uren per week*

Dit is het aantal 2de apothekers uitgedrukt in het totaal aantal uren dat zij werkzaam zijn in een reguliere werkweek.

Aantal werkzame hulpmedewerkers

Hier vult u het aantal hulpmedewerkers (natuurlijke personen: bezorger, schoonmaker, administrateur en dergelijke).

Werkzame hulpmedewerkers in uren per week*

Aantal van deze medewerkers uitgedrukt in het totaal aantal uren dat zij werkzaam zijn in een reguliere werkweek.

Brutoloonsom op jaarbasis

Dit betreft de volgende componenten van het personeel in loondienst: brutosalaris voor reguliere werktijden, vakantiegeld, overwerkvergoeding en eventuele gratificaties. Het brutoloon van de gevestigde apotheker wordt niet meegerekend.

Versleutelingswaarde X en versleutelingswaarde Y

Met behulp van de versleutelingswaarden X en Y wordt de AGB-code van de voorschrijvende arts / specialist versleuteld aan de hand van een formule. Zo worden de echte AGB-codes van de voorschrijvers versleuteld naar het SFK-bestand geschreven. U dient de versleutelingswaarde X en Y in te vullen. Voor X geldt een waarde van 1 t/m 9, en voor Y kunt u kiezen uit 1 t/m 999999. De echte AGB-code wordt dan vermenigvuldigd met X en opgeteld met Y.

* Geldt voor iedere medewerker die in vaste loondienst is, dus ook voor personeelsleden die met zwangerschapsverlof zijn. Indien er op regelmatige basis wordt overgewerkt in de apotheek, dient u deze uren mee te nemen.

3: Hoe lever ik mijn apotheekbestanden aan?

U kunt zelf of met uw softwarehuis uw systeem zo instellen dat periodiek (per week of per maand etc.) uw SFK bestanden automatisch worden aangemaakt en verzonden naar aanlever@sfk.nl. Daarnaast kunt u maandelijks de SFK-bestanden zelf handmatig aanmaken en vervolgens als bijlage mailen naar aanlever@sfk.nl. 
Het aanmaken van SFK-bestanden is vergelijkbaar met het aanmaken van een declaratiebestand voor een zorgverzekeraar. De werkwijze hiervoor verschilt enigszins per softwaresysteem in uw apotheek.

4: Hoe weet ik of ik mijn bestanden correct heb aangeleverd?

Vanaf de dag nadat u uw SFK-bestanden heeft aangeleverd, kunt u op de startpagina van de webrapportages controleren of het aanleveren goed gegaan is, bij Maandoverzicht bekijken (inloggen vereist). U krijgt dan een volledig overzicht van de historie van uw apotheek waarover wij reeds beschikken.
Via het door u opgegeven e-mailadres wordt u ook automatisch via mail op de hoogte gebracht van de stand van zaken van uw aangeleverde bestanden.

Zeven meldingen kunnen daarbij weergegeven worden:

• Softwarewisseling / patiëntomnummering geconstateerd: het is mogelijk dat patiëntnummers niet meer dezelfde zijn als voorheen (zie vraag 5 en 6);
• Opgevraagd: de SFK heeft nog geen gegevens ontvangen over deze maand;
• In bewerking: de bestanden worden gecontroleerd en zijn nog niet helemaal verwerkt;
• Goed: alles in orde vanaf die datum (meestal de dag van aanlevering);
• Fout: het bestand is beschadigd of bevat fouten, gelieve het aanleveren nogmaals te proberen of neem contact op met de helpdesk van de SFK;
• Niet opgevraagd: u was gedurende deze periode nog geen SFK-deelnemer. U kunt desgewenst met terugwerkende kracht aanleveren (zie vraag 7);
• Gedeeltelijk aanwezig: de SFK beschikt niet over alle gegevens voor de betreffende periode. Deze periode is dan ook niet verwerkt in het data warehouse of in de webrapportages. Gelieve het aanleveren nogmaals te proberen of neem contact op met de helpdesk van de SFK.

5: Wat moet ik doen bij een patiëntnummerwisseling?

Wanneer er in uw AIS een patiëntnummerwisseling plaatsvindt, is het verstanding de oude bestanden opnieuw aan te maken met de nieuwe patiëntnummers, en opnieuw te verzenden naar de SFK. Zou u dit niet doen dan houdt de historie van uw patiënten op bij de datum van de patiëntnummerwisseling. Het systeem zal immers niet herkennen dat de patiën vóór de patiëntnummerwisseling een ander kenmerk had, en zal dus de beide nummers tellen als twee verschillende patiënten.

Wij raden u aan om, als u uw bestanden met terugwerkende kracht wilt aanleveren, deze dus eerst opnieuw aan te maken en aan te leveren tot 36 maanden vóór de huidige datum. U kunt dit bijvoorbeeld per maand doen of per kwartaal. Indien u nog beschikt over oudere bestanden en deze in het Data Warehouse (Analyzer) wilt vergelijken met andere jaren, dan kunt u deze maandbestanden ook opnieuw aanmaken en versturen.

6: Wat moet ik doen bij een softwarewisseling?

Wanneer er in uw apotheek een softwarewisseling plaatsvindt (m.a.w. wanneer u gebruik gaat maken van een nieuw Apotheek Informatiesysteem in uw apotheek), is het verstanding de oude bestanden opnieuw aan te maken in het nieuwe systeem, en opnieuw te verzenden naar de SFK. Zou u dit niet doen dan houdt de historie van uw patiënten en huisartsen op bij de datum van de softwarewisseling. Het systeem zal de data van vóór de softwarewisseling niet kunnen koppelen aan de gegevens van na de softwarewisseling.

Wij raden u aan om, als u uw bestanden met terugwerkende kracht wilt aanleveren, deze dus eerst opnieuw aan te maken en aan te leveren tot 36 maanden vóór de huidige datum. U kunt dit bijvoorbeeld per maand doen of per kwartaal. Indien u nog beschikt over oudere bestanden en deze in het Data Warehouse (Analyzer) wilt vergelijken met andere jaren, dan kunt u deze oudere maandbestanden ook opnieuw aanmaken in het nieuwe softwaresysteem en versturen naar SFK.

7: Kan ik bestanden met terugwerkende kracht aanleveren?

Ja, dat is mogelijk. U kunt dit bijvoorbeeld doen als u

• een periode geen bestanden heeft aangeleverd aan de SFK
• als u een softwarewisseling heeft gehad, of
• als u de versleuteling (X- en Y-waarde) in uw apotheeksysteem heeft aangepast.

Wij raden u aan om, als u uw bestanden met terugwerkende kracht wilt aanleveren, deze eerst opnieuw aan te maken en aan te leveren tot 36 maanden vóór de huidige datum. U kunt dit bijvoorbeeld per maand doen of per kwartaal. Indien u nog beschikt over oudere bestanden en deze in het data warehouse wilt vergelijken met andere jaren, dan kunt u deze gegevens ook nog meesturen.

Naar overzicht meest gestelde vragen