Ga naar inhoud. | Ga naar navigatie

U bent hier: Home / Helpdesk / Bestanden aanleveren

Bestanden aanleveren

  1. Hoe maak ik mijn SFK-bestanden aan?
  2. Mijn apotheeksysteem vraagt mij meerdere velden in te vullen, wat moet ik precies invoeren?
  3. Hoe lever ik mijn apotheekbestanden (automatisch) aan? (handleiding CGM)
  4. Hoe weet ik of ik mijn bestanden correct heb aangeleverd?
  5. Wat moet ik doen bij een patiëntnummerwisseling (o.a. na overgang op een ander AIS)?
  6. Kan ik bestanden met terugwerkende kracht aanleveren?


 

1: Hoe maak ik mijn SFK-bestanden aan?

Alle softwaresystemen beschikken over een module om SFK-bestanden aan te maken. Het aanmaken van SFK-bestanden is vergelijkbaar met het aanmaken van een declaratiebestand voor een zorgverzekeraar. De werkwijze hiervoor verschilt enigszins per systeem.
- Heeft u Pharmacom dan kunt u de bestanden handmatig aanmaken door in uw AIS te kiezen voor Management Informatie vervolgens voor Financieel Verslag en tenslotte voor Aanmaken SFK bestanden.
- Heeft u Aposys dan kunt u de bestanden handmatig aanmaken door in uw AIS te kiezen voor Batch functies vervolgens voor Export statistiek opdrachten en tenslotte voor Periodiek-SFK.

Aangezien de overige softwarehuizen graag de ondersteuning hiervoor in eigen beheer houden, verzoeken wij u bij eventuele vragen of problemen uw handleiding van het apotheeksysteem te raadplegen of contact op te nemen met de helpdesk van uw softwarehuis.

2: Mijn apotheeksysteem vraagt mij meerdere velden in te vullen, wat moet ik precies invoeren?

Wanneer u uw apotheek informatie systeem (AIS) instelt om SFK-bestanden aan te maken, moet u een aantal velden invullen. Een omschrijving van de velden vindt u hieronder. U hoeft deze instellingen slechts éénmalig in te voeren. Alleen wanneer er zich wijzigingen in uw apotheek voordoen die deze velden betreffen, moet u deze velden opnieuw invoeren.

SFK-kenmerk / apotheeknummer
Dit is het deelnemersnummer van de apotheek dat u door de SFK is toegekend. Dit is niet gelijk aan de AGB-code van uw apotheek. Met behulp van dit nummer slaat de SFK de gegevens geanonimiseerd op. Het deelnemersnummer staat vermeld op de bevestigingsbrief van uw aanmelding. Indien u hier niet meer over beschikt, kunt u contact opnemen met de helpdesk van de SFK.
AGB-code praktijk - AGB-code declarant
Voer de AGB-code van de apotheek en de apotheker in.
Datum vanaf - Datum t/m
Geef hier de periode aan waarop de gegevens betrekking hebben.
Aantal werkzame apothekersassistenten
Dit is het aantal fysieke apothekersassistenten dat gedurende de betreffende periode in dienst is.
Werkzame apothekersassistenten in uren per week*
Hier vult u het aantal apothekersassistenten uitgedrukt in het totaal aantal uren dat zij werkzaam zijn in een reguliere werkweek. Bijvoorbeeld: indien u één fulltime apothekersassistente voor 36 uur en een parttime voor 20 uur in uw apotheek heeft werken, dan vult u hier in: 56 uur.
Aantal werkzame 2de apothekers
Voer het aantal 2de apothekers dat gedurende de betreffende periode in dienst is bij de apotheek.
Werkzame 2de apothekers in uren per week*
Dit is het aantal 2de apothekers uitgedrukt in het totaal aantal uren dat zij werkzaam zijn in een reguliere werkweek.
Aantal werkzame hulpmedewerkers
Hier vult u het aantal hulpmedewerkers (natuurlijke personen: bezorger, schoonmaker, administrateur en dergelijke).
Werkzame hulpmedewerkers in uren per week*
Aantal van deze medewerkers uitgedrukt in het totaal aantal uren dat zij werkzaam zijn in een reguliere werkweek.
Brutoloonsom op jaarbasis
Dit betreft de volgende componenten van het personeel in loondienst: brutosalaris voor reguliere werktijden, vakantiegeld, overwerkvergoeding en eventuele gratificaties. Het brutoloon van de gevestigde apotheker wordt niet meegerekend.

* Geldt voor iedere medewerker die in vaste loondienst is, dus ook voor personeelsleden die met zwangerschapsverlof zijn. Indien er op regelmatige basis wordt overgewerkt in de apotheek, dient u deze uren mee te nemen.

3. Hoe lever ik mijn apotheekbestanden (automatisch) aan?

U kunt zelf of met uw softwarehuis uw systeem zo instellen dat periodiek (per dag, per week of per maand etc.) uw SFK bestanden automatisch worden aangemaakt en verzonden naar aanlever@sfk.nl. Daarnaast kunt u maandelijks de SFK-bestanden zelf handmatig aanmaken en vervolgens als bijlage mailen naar aanlever@sfk.nl
Het aanmaken van SFK-bestanden is vergelijkbaar met het aanmaken van een declaratiebestand voor een zorgverzekeraar. De werkwijze hiervoor verschilt enigszins per softwaresysteem in uw apotheek, zie ook vraag 1.

 HANDLEIDING voor het instellen automatische verzending van uw maandelijkse data bestanden naar SFK voor CGM apotheken

4: Hoe weet ik of ik mijn bestanden correct heb aangeleverd?

Ongeveer drie uur nadat u uw SFK-bestanden heeft aangeleverd, kunt u bij het rapportage-overzicht controleren of het aanleveren goed is gegaan: bij Maandoverzicht bekijken (inloggen vereist). U krijgt dan een volledig overzicht van de historie van uw apotheek waarover wij reeds beschikken.
Via het door u opgegeven e-mailadres wordt u ook automatisch via mail op de hoogte gebracht van de stand van zaken van uw aangeleverde bestanden.

5: Wat moet ik doen bij een patiëntnummerwisseling (o.a. na overgang op een ander AIS)?

Wanneer u overgaat op een nieuw Apotheek Informatiesysteem (AIS) wijzigen doorgaans de patiëntennummers. Een patiëntnummerwisseling kan ook om een andere reden nodig zijn, bijvoorbeeld als u met andere zorgverleners (apothekers, huisartsen) gaat samenwerken op één AIS. Als u zonder maatregelen na de nummerwijziging opnieuw gegevens gaat aanleveren aan de SFK, dan zijn patiënten bij de SFK onder twee verschillende patiëntennummers bekend. Daarom moeten na een patiëntennummerwisseling in het AIS ook de patiëntennummers in de SFK-historie worden aangepast. Dat kan op twee manieren: opnieuw uw maandbestanden aanmaken en deze opnieuw aanleveren (3 jaar plus het lopende jaar aan oude historie) óf uw bestanden laten omnummeren door de SFK. De nieuwe bestanden zullen de oude overschrijven en patiënten zullen vanaf dan bekend zijn onder maar één patiëntnummer

Omnummering van uw patiënten door SFK
Dit gebeurt in samenwerking met de softwareleveranciers. De SFK ontvangt dan een patiëntenomnummerlijst. De SFK voert de omnummering uit zodra de SFK het eerste bestand met de nieuwe nummers heeft ontvangen. Dit is doorgaans in de maand volgend op de maand waarin de nummerwisseling heeft plaatsgevonden. Het kan zijn dat de SFK contact met u opneemt over enkele details die nodig zijn voor de omnummering. Patiëntenomnummering door de SFK heeft de voorkeur boven het opnieuw aanleveren van historie en is vooral bedoeld als er een patiëntnummerwisseling heeft plaatsgevonden bij de conversie van het ene AIS naar het andere. Bij een conversie wordt niet altijd alle informatie in detail omgezet en daarom bestaat de kans dat bij opnieuw aanleveren uit het nieuwe AIS van historie uit het oude AIS die details in de SFK-historie verloren gaan.

De SFK voert de omnummering in een aantal situaties niet uit.

  1. Als u er bezwaar tegen hebt dat de SFK de omnummering uitvoert.
  2. Als omnummering nodig is omdat meerdere apotheken/clusters samengaan op een nieuw cluster en er geen conversie van de historie heeft plaatsgevonden; bijvoorbeeld als alle betrokken apotheken voor de omnummering al hetzelfde AIS gebruikten. Er gaat dan bij het opnieuw aanleveren van historie geen detailinformatie verloren.
  3. Soms blijkt de omnummering te ingewikkeld om door de SFK te worden uitgevoerd. De SFK laat u dan weten wat daarvan de oorzaak is.

Als de SFK de omnummering niet voor u uitvoert moet na de nummerwisseling vanuit het (nieuwe) AIS 3 jaar plus het lopende jaar aan oude historie met nieuwe patiëntnummers worden aangeleverd aan de SFK. Om technische reden mogen de bestanden per keer niet meer dan maximaal 6 maanden historie bevatten.

6: Kan ik bestanden met terugwerkende kracht aanleveren?

Ja, dat is mogelijk, bijvoorbeeld als u een periode geen bestanden heeft aangeleverd aan de SFK.

Wij raden u aan om, als u uw bestanden met terugwerkende kracht wilt aanleveren, deze altijd ook opnieuw aan te maken. Zorg ervoor dat één bestand niet meer data bevat dan van maximaal een half jaar aan data. Onze ervaring is dat grotere bestanden af en toe niet bij ons aankomen.

 

 Terug naar helpdesk

 

Back to top